Kumppanuustalo Viikari ry:n johtokunta on kokouksessaan 25.5.2018 hyväksynyt seuraavan ohjeistuksen liittyen Viikarin 2019 varauksiin.

Tilanne ei muutu yksittäisten tai harvakseltaan olevien tilaisuuksien suhteen mitenkään. Tiloja saa varata oman tarpeen mukaan läpi vuoden.
Vakiovuorot, kuten kerhot, säännölliset liikuntaryhmät jne. saavat hakea vuoroja syyskuun loppuun mennessä entiseen tapaan aulavastaavilta. Päätökset tehdään lokakuussa. Nämä vakiovuorot pyritään sijoittelemaan lukujärjestykseen kaikkia palvelevalla tavalla. 

Tilavarausohjeet yhdistyksille  
25.5.2018
Kumppanuustalo Viikarin vuoroja pystyy varaamaan entiseen tapaan aina tarpeen vaatiessa, pitkin vuotta. Ensi vuoden 2019 satunnaisia ja yksittäisiä varauksia aletaan ottamaan vastaan marraskuun alusta 2018.

1.    Viikarin tilojen varausjakso on yksi kalenterivuosi. 1.1. - 31.12.
Vakiovuorojen varausten vastaanottaminen aloitetaan välittömästi ja niiden hakuaika päättyy syyskuun lopussa 2018. Vakiovuorot järjestellään kaikkien hakemusten saavuttua Viikarin kalenteriin huomioiden mahdollisimman hyvin kaikkien tarpeet. Mikäli samaan tilaan on useampi varaus samaan aikaan, samoin perustein, eikä korvaavaa tilaa onnistuta osoittamaan Viikarista, suoritetaan arvonta.   

Asiasta tiedotetaan jäsenkirjeessä sähköpostilla, ilmoitustauluilla, järjestöpalstalla ja ilmoituksella Ankkurissa vielä kevään aikana.

Tilavarausten hakuajan päätyttyä Kumppanuustalo Viikari ry:n asettama työryhmä kokoontuu jakamaan vakiovuorot, jotka Kumppanuustalo Viikarin ry:n johtokunta hyväksyy. Myönnetyt vuorot julkaistaan lokakuun lopulla.

1.11.2018 alkaen voi ruveta varaamaan satunnaisia vuoroja omia tilaisuuksia, luentoja, kevät ja syyskokouksia yms. varten.

2.    Kaapeilla käyttö on sallittu myös toisten varauksen aikana. Edellytyksenä on tietenkin mahdollisimman vähäinen häiriö tilan varanneelle toimijalle. Aina emme voi varmistaa juuri sitä tilaa, jossa kaappi sijaitsee, vaan varauksia järjestellään ryhmien kokojen mukaan.
3.    Tilojen varausvahvistus annetaan asiakkaalle kirjallisena, joko asiaa varten laaditulla lomakkeella tai vastaamalla sähköpostiin.
4.    Kaikki tarvittavat laitteet (tietokone, tykki jne.) varataan ennakkoon aulavastaavilta. Niiden käyttö on Viikarin toimijoille maksutonta.
5.    Tehdyt varaukset tulee perua viimeistään kolme arkipäivää ennen varausta, tai muuten se laskutetaan.
6.    Kaikki Viikarin käyttäjät ovat tervetulleita avoimiin talokokouksiin suunnittelemaan ja kehittämään Viikarin toimintaa.
7.    Kaikki käyttäjäyhdistykset ovat tervetulleita liittymään Kumppanuustalo Viikari ry:n jäseniksi.
8.    Viikarin henkilökunta pidättää oikeuden vaihtaa tarvittaessa varattua tilaa, jotta saamme mahdollisimman monta käyttäjää samaan aikaan taloon.
 
Hyvät Viikarin käyttäjät, pyrittehän huomioimaan myös seuraavan käyttäjän tulon.
Jos vain mahdollista, lopettaisitte tilaisuutenne hyvissä ajoin, jotta tuuletus ja kahvitukset ehditään hoitamaan ryhmien välissä.
Kiitos!
Hyväksytty Johtokunnassa 24.5.2018

 

Kumppanuustalo Viikari | Mariankatu 24, 48100 Kotka